Aspectos Claves, Visas y Seguridad Social
La contratación de talento extranjero en Colombia ha venido en aumento, impulsada por la globalización, la digitalización del trabajo y los flujos migratorios regionales. Por lo anterior, las empresas deben tener en cuenta una serie de requisitos legales, migratorios y laborales para evitar sanciones y garantizar la inclusión legal de los trabajadores extranjeros.
A continuación, se abordan los aspectos más relevantes a considerar.
1. Visas y Permisos para Trabajar Legalmente en Colombia
a. Visa de Trabajo (Visa tipo M – Trabajador):
Esta visa permite a los extranjeros trabajar bajo una relación laboral en Colombia. Algunos puntos importantes:
- Aplica para empleados contratados por empresas colombianas.
- Requiere un contrato de trabajo firmado y otros soportes como estudios o experiencia laboral.
- Tiene una vigencia de hasta 3 años, renovable.
- Permite el ingreso y salida múltiple del país.
- La Cancillería evalúa que la empresa contratante lleve más de 6 meses desde la constitución y tenga la capacidad económica, por eso los estados financieros son claves. Las empresas pequeñas deben justificar muy bien la necesidad de contratación extranjera.
- La experiencia y estudios del solicitante deben tener relación directa con el cargo ofrecido.
- Toda persona natural o jurídica que vincule o aloje a extranjeros en Colombia tiene la obligación de realizar el reporte correspondiente en el Sistema de Información para el Reporte de Extranjeros (SIRE), administrado por Migración Colombia. Este registro aplica a empleadores, instituciones educativas, entidades de salud, hoteles, arrendadores y cualquier otra persona que tenga relación directa con ciudadanos extranjeros.
- El registro en el SIRE debe realizarse dentro de los 15 días calendario posteriores al inicio de la relación, ya sea laboral, educativa o de alojamiento. Igualmente, cualquier cambio o terminación de dicha relación debe actualizarse en los mismos plazos. El no cumplimiento de esta obligación puede generar investigaciones administrativas y sanciones por parte de Migración Colombia.
- Todas las entidades del sector público y privado que contraten o vinculen a trabajadores extranjeros en Colombia están obligadas a inscribirlos en el Registro Único de Trabajadores Extranjeros en Colombia (RUTEC), a través de la plataforma oficial del Ministerio del Trabajo. Esta obligación aplica tanto para trabajadores dependientes como independientes, e incluye también al personal administrativo de embajadas, consulados y organismos internacionales.
- El registro debe realizarse dentro de los 120 días calendario siguientes a la firma del contrato o inicio de la relación laboral. Además, cualquier modificación en dicha relación —como la terminación del contrato, el cambio de actividad económica, o el traslado de domicilio del trabajador— debe ser reportada y actualizada en el sistema en un plazo máximo de 30 días calendario.
- El incumplimiento de este deber, ya sea por omisión del registro inicial o por no actualizar la información a tiempo, puede conllevar sanciones económicas impuestas por el Ministerio del Trabajo, que oscilan entre uno (1) y cinco mil (5.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
b. Visa de Nómada Digital (Visa tipo V – Digital Nomad):
Diseñada para trabajadores remotos o freelancers que prestan servicios a empresas extranjeras desde Colombia:
- No permite trabajar para empresas colombianas directamente.
- Es ideal para trabajadores digitales independientes o empleados de compañías en el exterior.
- Tiene una duración inicial de hasta 2 años.
- No se exige un contrato local, pero sí prueba de ingresos y seguro de salud todo riesgo.
c. Permisos para Venezolanos:
Debido a la crisis migratoria, Colombia ha creado mecanismos especiales:
- Permiso por Protección Temporal (PPT): Sustituye al antiguo Permiso Especial de Permanencia (PEP) y permite a venezolanos residir y trabajar legalmente en el país hasta por 10 años, sin necesidad de una visa.
- Los empleadores deben verificar que el extranjero posea el PPT vigente y lo reporten al SIRE (Sistema de Información para el Reporte de Extranjeros) de Migración Colombia.
- El Registro Único de Migrantes Venezolanos (RUMV) es una herramienta implementada por Migración Colombia para identificar y regularizar la situación migratoria de ciudadanos venezolanos en el país. Este registro es un paso esencial para acceder al Permiso por Protección Temporal (PPT), que permite a los migrantes residir y trabajar legalmente en Colombia.
- Un venezolano puede estar registrado en el Sisbén, ya que este sistema no está limitado a personas desempleadas, sino que sirve como instrumento de caracterización social. Sólo por claridad, el Sisbén es un instrumento de clasificación socioeconómica que permite al Estado colombiano identificar a la población más vulnerable y que esta pueda acceder a programas sociales, como salud subsidiada, educación, subsidios, entre otros. En ese caso cobija a los venezolanos que no están en el régimen contributivo.
- Una vez se establezca una relación laboral, ésta debe reportarse también en el Registro Único de Permisos por Protección Temporal (RUPEC), una base de datos que consolida la información de los migrantes venezolanos con PPT en el país.
- Aunque el RUPEC no requiere un trámite directo por parte del empleador, ya que la información se cruza automáticamente a partir del PPT, es importante que las empresas corroboren que el trabajador esté efectivamente registrado, ya que este es el soporte legal que habilita a los ciudadanos venezolanos a trabajar, estudiar y acceder a servicios públicos en Colombia.
2. Obligaciones del Empleador Colombiano
a. Reportes Migratorios:
- Todo empleador debe reportar ante el SIRE la vinculación, desvinculación o cambio de actividad de un extranjero.
- El incumplimiento puede conllevar sanciones económicas.
b. Contrato de Trabajo:
Todo trabajador extranjero con una relación laboral en Colombia tiene derecho y obligación de estar afiliado al sistema de seguridad social en igualdad de condiciones que un nacional, es decir:
- Debe ser por escrito y debe incluir cláusulas de vigencia sujeta a la visa o permiso del trabajador.
- El empleador es responsable de verificar que el extranjero esté legalmente habilitado para trabajar.
3. Seguridad Social de Extranjeros en Colombia
- Salud: Régimen contributivo.
- Pensión: Régimen obligatorio.
- Riesgos laborales: ARL (Administradora de Riesgos Laborales).
- Caja de Compensación, SENA y ICBF: También deben hacerse los aportes parafiscales si aplica.
Excepciones o situaciones particulares:
- En algunos casos (como nómadas digitales o consultores extranjeros sin contrato laboral local), no se requiere afiliación obligatoria, pero se debe tener un seguro médico todo riesgo.
- Si el extranjero ya cotiza en su país a un sistema de pensión, puede gestionar convenios bilaterales si existen (por ejemplo, con España, Chile, Ecuador).
4. Restricciones Migratorias y Consideraciones Claves
- Situación migratoria irregular: No se debe contratar a extranjeros que no cuenten con visa, PPT u otro permiso válido. Esto genera sanciones para la empresa.
- Validación de títulos: Algunos cargos requieren la convalidación de títulos académicos extranjeros ante el Ministerio de Educación colombiano. Revisa cada caso.
- Equidad de condiciones: No puede haber discriminación salarial o laboral por nacionalidad.
5. Buenas Prácticas para Contratar Extranjeros
- Verificar documentación migratoria antes de contratar.
- Asegurar que la visa o PPT esté vigente durante la duración del contrato.
- Incluir cláusulas migratorias en el contrato (por ejemplo, que el contrato esté sujeto a vigencia del permiso).
- Afiliarse al Sistema de Seguridad Social Integral desde el primer día de trabajo.
- Realizar los reportes requeridos ante Migración Colombia (SIRE) y ante el Ministerio de Trabajo.
Contratar extranjeros en Colombia es legal y viable siempre que se cumplan los requisitos migratorios, laborales y de seguridad social. Las empresas que lo hacen adecuadamente pueden beneficiarse de una fuerza laboral diversa, especializada y global. Sin embargo, ignorar las normas migratorias o los deberes legales puede exponer al empleador a sanciones y a que exista inestabilidad en la relación laboral.
