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Lo primero que tienes que hacer para que aprendas cómo se hace una cuenta de cobro es saber si tu puedes utilizar cuentas de cobro para tu negocio. La respuesta, aunque es simple, necesita un poco de conocimiento: puedes utilizarla si perteneces al régimen simplificado (para el impuesto de IVA). En otras palabras, si no debes cobrar IVA.

No sabes a qué régimen perteneces? No te preocupes. Para saber qué es el régimen simplificado del IVA lee este post sobre quiénes pertenecen al régimen simplificado. Así saldrás de la duda.

Una salvedad: Los únicos, que siendo régimen simplificado tienen que facturar son los tipógrafos.

Ok. Ya que sabes que sí eres del régimen simplificado, sigamos con las cuentas de cobro.

La cuenta de cobro es un documento que sirve como soporte que se realizó una transacción. Es el documento que soporta el servicio que prestaste o la venta que hiciste.

Te puedes estar preguntando por qué no simplemente entregas un factura. La razón: la cuenta de cobro es parecida, pero no tiene algunos efectos legales que sí tiene la factura. Nadie te prohíbe utilizar facturas, pero si lo haces, debes seguir todas las leyes que dicen cómo se deben manejar (lee este post si quieres saber cuáles son los requisitos de una factura).

Así que si no te toca utilizar facturas, mejor seguir con las cuentas de cobro. Es más fácil.

Ahora sí, vamos  ver cómo hacer una cuenta de cobro para tu negocio.

Primero, descarga el formato de cuenta de cobro que te compartimos. Luego personaliza la información que debe tener cualquier cuenta de cobro. Cambia el tipo de letra, el color, la ubicación. Diséñala para que refleje tu marca.

• Nombre o razón social y Nit del vendedor o quien presta el servicio. En este caso, eres tu.
• Número consecutivo de la venta.
• Fecha de elaboración de la cuenta de cobro.
• Descripción de los bienes o servicios. Puedes hacer una descripción general o más específica de los productos o servicios.
• Valor total de la transacción.

Ya personalizaste la cuenta de cobro? Perfecto! Ahora, sigue estas recomendaciones para que te quede ajustada a tu negocio.

• Lleva un número consecutivo. Esto no es una obligación ni tu cliente te lo va a exigir. Pero es importante que tú lo tengas para tu control. Así, puedes saber con seguridad a quién le has prestado servicios y quién te debe.
• Escribe la forma de pago: la cuenta bancaria donde te deben consignar y sugiere una fecha máxima de pago. Puede ser 30 días desde la fecha en que la envías al cliente.
• Trata de ser específico en la descripción de los productos o servicios entregados. Esto es importante para que el cliente sepa qué incluye y no incluye. Así, evitas quejas futuras o que te pida servicios adicionales a los que tu estabas dispuesto a entregar.
• Si el cliente te debe algún valor por transporte o un valor adicional al servicio, recuerda incluirlo. Si no incluyes algo en la cuenta de cobro, luego va a ser más difícil cobrarlo.
• Cuando entregues tu cuenta de cobro al cliente, a la vez entrega una copia de tu RUT (que descargas de la página de la DIAN) y una Carta de Retenciones, donde le dices si te debe hacer retención en la fuente. 
• Si tu cliente tiene que hacerte retención en la fuente, la puedes sugerir. Así, aseguras que no te van a realizar una retención equivoca. No te deben hacer retención? Pon el valor en cero. Pero sugiere que sea cero.

Con la cuenta de cobro bien diseñada das una buena imagen a tus clientes y te queda más fácil llevar las cuentas de tu negocio. Adicional, si llegas a tener problemas para que te paguen, te sirve como soporte si necesitas llevar el caso hasta un cobro jurídico.

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