Para abordar el tema de las horas extras en materia laboral, debemos tener presentes 3 conceptos que son importantes para entender y gestionar adecuadamente la jornada laboral de los trabajadores al interior de tu empresa. Estos son algunos de los conceptos más importantes:
- Jornada laboral ordinaria. Es aquella jornada de trabajo que acuerdan el empleador y el trabajador a través del contrato de trabajo. Las partes de la relación laboral tienen libertad para acordar la jornada de trabajo a desarrollar por el trabajador, siempre y cuando esta respete el tope de la jornada máxima legal establecida en la norma.
- Jornada máxima legal. La jornada laboral máxima es el límite de horas que un trabajador puede laborar legalmente en un periodo determinado.
- Horas extra / Trabajo suplementario. Cualquier tiempo laborado por fuera de la jornada ordinaria pactada en el contrato.
Si las partes no establecen una jornada laboral ordinaria, se entiende que la jornada laboral del trabajador es la jornada máxima legal.
¿Cuándo hay lugar al pago de horas extras?
Cuando un trabajador labora más allá de su jornada laboral ordinaria, tiene derecho al pago del trabajo suplementario que exceda su jornada laboral, de acuerdo con el Código Sustantivo del Trabajo.
¿Necesito autorización para laborar horas extras?
Si requieres que tus colaboradores realicen horas extras, debes contar con autorización previa del Ministerio del Trabajo para tal efecto. Esta autorización debe solicitarse por las empresas cuyas actividades no se encuentren comprendidas en las excepciones a la jornada máxima legal establecidas en el artículo 162 del Código Sustantivo del Trabajo: que serían los trabajadores que desempeñen cargos de dirección, confianza o manejo, trabajadores del servicio doméstico y trabajadores que desarrollen labores discontinuas o intermitentes y los de simple vigilancia, cuando residan en el lugar o sitio de trabajo.
Adicional a lo anterior, no se requiere autorización cuando se presenta un caso fortuito o de fuerza mayor. Esta situación es excepcional y el empleador debe demostrar la existencia de fuerza mayor o el caso fortuito.
De acuerdo con el artículo 2.2.1.2.1.1 del Decreto 1072 de 2015, cuando un empleador no cumple con la jornada máxima legal de trabajo sin tener autorización expresa del Ministerio del Trabajo para hacerlo, puede ser sancionado, incluso si sus trabajadores aprueban el trabajo de horas extras no autorizadas. La sanción está contenida en el inciso primero del numeral 2 del artículo 486 del Código Sustantivo del Trabajo, el cual establece multas equivalentes al monto de uno (1) a cinco mil (5.000) veces el salario mínimo mensual vigente según la gravedad de la infracción.
Igualmente, dispone este Decreto que, para efectos de control, el empleador debe llevar un registro detallado del trabajo suplementario realizado por sus trabajadores y a su vez, entregar a cada colaborador la relación de sus horas extras laboradas.
Límite de horas extras
Según el Artículo 167A del Código Sustantivo del Trabajo en Colombia, hay un límite máximo de horas extras que un trabajador puede laborar:
- Máximo 2 horas extras por día.
- Máximo 12 horas extras por semana.
- Si la jornada de trabajo se amplía a 10 horas diarias, el trabajador no puede laborar horas extras.
Aclaración importante:
- Si la jornada laboral es de 6 días a la semana, se pueden trabajar hasta 12 horas extras en total (repartidas en los días que corresponda).
- Si la jornada laboral es de 5 días a la semana, el máximo baja a 10 horas extras en total (porque el cálculo se hace sobre los días laborables).
Jornada laboral máxima legal por año
Según la Ley 2101 de 2021, la jornada máxima legal será:
- Desde el 16 de julio de 2024: La jornada laboral máxima se reducirá a 46 horas semanales.
- Desde el 16 de julio de 2025: La jornada laboral máxima será de 44 horas semanales.
- Desde el 16 de julio de 2026: La jornada laboral máxima será de 42 horas semanales
Jornada laboral con el máximo de horas extras permitidas
La ley permite hasta 12 horas extras por semana (si se trabaja 6 días) o 10 horas extras (si se trabaja 5 días).
Si en tu empresa se laboran 6 días a la semana, si sumamos esas 12 horas extras máximas al tope legal de cada año, quedaría así:
Año 2023: 47 horas (jornada ordinaria) + 12 horas extras = 59 horas semanales máximo
Año 2024: 46 horas (jornada ordinaria) + 12 horas extras = 58 horas semanales máximo
Año 2025: 44 horas (jornada ordinaria) + 12 horas extras = 56 horas semanales máximo
Año 2026: 42 horas (jornada ordinaria) + 12 horas extras = 54 horas semanales máximo
En caso de que en tu empresa se laboren 5 días a la semana, el tope legal de horas extras para cada año, quedaría así:
Año 2023: 47 horas (jornada ordinaria) + 10 horas extras = 57 horas semanales máximo
Año 2024: 46 horas (jornada ordinaria) + 10 horas extras = 56 horas semanales máximo
Año 2025: 44 horas (jornada ordinaria) + 10 horas extras = 54 horas semanales máximo
Año 2026: 42 horas (jornada ordinaria) + 10 horas extras = 52 horas semanales máximo
Estas horas semanales máximas solo aplican si tienes autorización del Ministerio del Trabajo para laborar horas extras.
En conclusión, recuerda que es importante:
- Pacta la jornada laboral ordinaria con tu colaborador en el contrato de trabajo.
- Cumple con los topes de la jornada máxima legal.
- En caso de requerir horas extras por parte de tus trabajadores, asegúrate de contar con autorización previa del Ministerio del Trabajo, para evitar sanciones.
- Una vez tu empresa esté autorizada para laborar horas extras, lleva un registro de las horas extras trabajadas por cada colaborador.
- Las horas extras una vez autorizadas por el Ministerio del Trabajo, deben ser previamente solicitadas y aprobadas por el empleador. No estás obligado a pagar horas extras que no hayas autorizado previamente. Este aspecto lo puedes incluir en el contrato de trabajo.
- Liquida y paga las horas extras de acuerdo con la normativa laboral vigente.
