Descubre si cumples los requisitos de las facturas de venta

No todas las facturas están bien creadas. Hemos visto muchas a las que les falta datos clave. Por eso es importante que sepas si las tuyas están bien. Y aquí te explicamos cómo descubrir si cumples los requisitos de las facturas de venta.

Primero debes tener claro si realmente te toca entregarle facturas a tus clientes. Luego descubrirás para qué son los requisitos que se exigen y cuáles son. Vamos a entrar en detalle.

Realmente tienes que entregar facturas?

Vamos a aclarar algo. No todas las personas deben utilizar las facturas de ventas. Si sabes que eres régimen simplificado, puedes estar tranquilo, pues no es necesario que utilices facturas. En vez de eso, puedes utilizar cuentas de cobro.

La DIAN dice que es una obligación generar facturas para todas las personas o entidades que realicen actividades comerciales o presten servicios de profesiones libres. Pero luego, le quita esa responsabilidad a las personas que pertenecen al régimen simplificado.

En cambio, si perteneces al régimen común o eres una empresa, estás en la obligación de utilizar facturas de venta. Además de cumplir con los requisitos de las facturas de venta que te explicaremos más adelante.

Si tienes que utilizar facturas, sigue leyendo para aprender más. Si no, quizá te interese saber cómo se hace una cuenta de cobro.

Qué es una factura?

La factura es un documento que prueba que se ha realizado una compra de productos o servicios por un valor específico. Esa es su función principal.

Los compradores tiene el derecho a exigir al vendedor que cree y le entregue una factura. Esa factura debe corresponder al negocio que realizaron. Así que realmente no es una elección realizar factura, sino que es una obligación.

Pero las facturas tienen más funciones que simplemente servir de prueba. También se puede llegar a negociar y le sirve a la DIAN para saber qué impuestos cobrar.

Para qué las facturas tienen que cumplir requisitos?

Se deben cumplir los requisitos de las facturas porque son documentos que cumplen varios objetivos:

1. Sirve como prueba que existió una compra/venta de productos o servicios. Esa es su función básica.
2. Sirve como prueba para la DIAN que hay alguien recibiendo ingresos y otra persona realizando un gasto. Esto le permite saber a quién y cuánto cobrar como impuesto de renta.
3. Puede utilizarse como título valor, de tal manera que se pueda negociar.  Si a la factura le falta alguno de los requisitos exigidos, no se puede considerar un título valor.
4. Finalmente le permite a la DIAN saber si alguien puede utilizar ciertos costos, deducciones y algunos impuestos que son descontables para calcular su impuesto de renta.

Para cada uno de estos objetivos se piden requisitos. Los requisitos de las facturas de venta mínimos son los que pide la DIAN para los puntos 1 y 2. Para el punto 3, se piden unos campos adicionales. Para el último punto no se requieren campos adicionales. Lo importante a tener claro es que la responsabilidad de tener todos los campos correctamente diligenciados es del comprador.

En el siguiente infográfico puedes encontrar los requisitos de las facturas para cada uno de los objetivos. Más adelante explicaremos algunos puntos importantes a tener en cuenta para cada uno.

Mínimos requisitos de las facturas de venta: puntos clave

Número consecutivo

Las facturas deben tener un número consecutivo de tal forma que se pueda hacer control sobre las facturas que ha creado la empresa. Esto es un requerimiento de la DIAN. Y para lograr este control, la DIAN pide que se le solicite el rango de números que vas a ponerle a tus facturas.

Ese rango de números se solicitan como una “resolución de facturación” en la DIAN. 

Impresión previa en las facturas
Si vas a utilizar facturas impresas en litografía, debes tener en cuenta que algunos campos deben estar previamente impresos, por la misma litografía. Es más, debes incluir la razón social y el NIT de la litografía en algún sitio de tu factura.

Si utilizas un sistema de facturación tipo Alegra, Siigo o Zoho, o utilizas máquinas registradoras, la impresión que se hace por esos medios cumple automáticamente este requisito de impresión previa. Debes asegurar es que el sistema te permite enumerar de forma consecutiva las facturas y que se pueda luego verificar que este consecutivo funciona bien.

Si eres retenedor del IVA

Puedes utilizar una frase así “Retenedor de IVA Régimen Común”.

Requisitos de las facturas para que sea un título valor: puntos clave

La fecha de vencimiento

Debes poner la fecha. Si te falta esta fecha, automáticamente se entenderá que la factura la deben pagar en los próximos 30 días calendario desde la fecha de emisión (que debe estar en la factura).

Condiciones de pago

Si la factura va a ser utilizada como título valor, la original la debe guardar el que vende. En este original debe escribir lo que se haya pagado y las condiciones de pago. Y si le transfiere la factura a otra empresa, ellos también deben escribir los pagos que se hayan realizado.

Si falta una de las condiciones para que sea considerada como título valor, eso no le quita validez a la compraventa que se haya realizado.

Requisitos para que se puedan descontar los costos, deducciones e impuestos descontables

Ahora ponte en el papel de quien compra. Cuando vas a pagar los impuestos de renta te puedes descontar algunos costos y gastos. Lo importante aquí es que, para que te puedas descontar esos costos y gastos, debes asegurar que las facturas que te entregaron tengan los requisitos mínimos para hacerlo. No se requiere que tenga todos los requisitos de las facturas, solo los que te mencionamos en el infográfico.

Revisa tu factura

Ya en este punto sabes cuáles son los requisitos de las facturas que debes cumplir. Toma el formato de factura que utilizas y compáralo con el infográfico.

Una vez tengas tus facturas cumpliendo todos los requisitos, adelante! Sigue creciendo tu emprendimiento. Y recuerda: si necesitas un equipo de asesoría contable y legal para emprendedores, puedes contactarnos.